Kısaca: Belgedar, mali müşavir ofislerinin mükelleflerinden belge toplamasına ve bu belgeleri işlemesine yardımcı olan bir yazılımdır. Belgeleri yalnızca hizmeti sunmak için işleriz, satmayız, reklam için kullanmayız.
1. Biz kimiz, roller nedir?
Belgedar (“Belgedar”, “biz”), mali müşavir ofislerine (“Ofis”) sunulan bir evrak toplama ve muhasebe otomasyonu hizmetidir. İletişim: iletisim@belgedar.com.
- Mükellef verileri bakımından (mükelleflerin gönderdiği belgeler ve WhatsApp numaraları) veri sorumlusu, mükellefle hizmet ilişkisi bulunan Ofis'tir. Belgedar, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında Ofis adına ve Ofis'in talimatıyla hareket eden veri işleyendir.
- Ofis kullanıcılarının hesap verileri (ad, e-posta) ile bu internet sitesinin ziyaretçileri bakımından veri sorumlusu Belgedar'dır.
2. Hangi verileri işliyoruz?
| Kimin | Veri |
|---|---|
| Mükellef ve mükellef adına belge gönderen kişiler | WhatsApp telefon numarası ve WhatsApp profil adı; gönderilen mesajlar, fotoğraflar ve belgeler; belgelerden okunan bilgiler (tarih, belge numarası, karşı taraf unvanı ve VKN/TCKN, tutarlar, KDV). |
| Mükellef (Ofis'in yüklediği) | Unvan, VKN/TCKN, banka ekstresi hareketleri (tarih, açıklama, tutar). |
| Ofis kullanıcıları | Ad soyad, e-posta, şifrenin geri döndürülemez özeti, oturum ve işlem kayıtları (hangi belgeyi kimin onayladığı gibi). |
| Site ziyaretçileri | Bu sitede çerez kullanmayız. Barındırma sağlayıcımız güvenlik amacıyla IP adresi gibi teknik bağlantı kayıtlarını kısa süreli tutabilir. |
3. Neden işliyoruz?
- Gönderilen belgeyi doğru mükellefe ve döneme dosyalamak, okumak ve tutarlılığını kontrol etmek;
- Belgenin alındığını, okunamadığını ya da eksik belge olduğunu WhatsApp'tan bildirmek; Ofis'in onayıyla hatırlatma göndermek;
- Ofis'in onayladığı kayıtları muhasebe programına aktarılacak dosyaya dönüştürmek;
- Hizmetin güvenliğini sağlamak, hataları gidermek ve yasal yükümlülükleri yerine getirmek.
Hukuki sebepler (KVKK m. 5): sözleşmenin kurulması ve ifası, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğü (vergi ve muhasebe mevzuatı) ve temel hak ve özgürlüklere zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat. Verileri reklam, profil çıkarma veya satış amacıyla kullanmayız.
4. Verileri kimlerle paylaşıyoruz?
- Ofis: Mükellef belgeleri yalnızca ilgili Ofis'in kullanıcılarına görünür. Ofisler birbirinin verisini göremez.
- Meta Platforms (WhatsApp Business Platform): WhatsApp üzerinden gelen ve giden mesajlar Meta'nın altyapısından geçer. Meta'nın kendi gizlilik koşulları geçerlidir.
- Barındırma ve depolama: Hizmet verileri Türkiye'de barınan sunucularda tutulur.
- Yapay zekâ ile belge okuma (isteğe bağlı): Ofis bu özelliği açarsa yalnızca belge görüntüsü ya da metni, belgeyi okumak için bir yapay zekâ sağlayıcısına gönderilir; mükellef adı, telefon numarası veya Ofis bilgisi gönderilmez. Sağlayıcı yurt dışında bulunabileceğinden bu aktarım KVKK m. 9'daki şartlara uygun olarak yapılır; sağlayıcının verileri model eğitiminde kullanmadığı ticari koşullar tercih edilir. Özellik kapalıyken belgeler yalnızca kendi sunucularımızda okunur.
- Yetkili kamu kurumları: Yalnızca kanunen zorunlu olduğunda.
5. Ne kadar süre saklıyoruz?
Belgeler ve belgelerden okunan bilgiler, Ofis ile hizmet sözleşmesi sürdüğü müddetçe ve Ofis'in talimatıyla yasal saklama süreleri boyunca saklanır. Sözleşme sona erdiğinde veriler Ofis'e teslim edilir ve makul süre içinde silinir ya da anonim hale getirilir. Tanınmayan numaralardan gelen belgeler saklanmaz.
6. Verileri nasıl koruyoruz?
- Tüm bağlantılar TLS ile şifrelenir; telefon numaraları veritabanında uygulama düzeyinde şifreli tutulur.
- Her sorgu Ofis bazında yalıtılmıştır ve bu yalıtım otomatik testlerle denetlenir.
- Sistem kayıtlarına (log) telefon numarası, TCKN, isim ve belge içeriği yazılmaz.
- Her belge üzerindeki işlem (kim, ne zaman, neden) kayıt altına alınır.
7. Haklarınız (KVKK m. 11)
Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, işlenme amacını öğrenme, aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, silinmesini ya da yok edilmesini isteme, itiraz etme ve zarara uğramanız hâlinde giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.
Mükellef iseniz talebinizi öncelikle hizmet aldığınız mali müşavir ofisine iletmenizi öneririz; bize gelen talepleri ilgili Ofis'e yönlendirir ve ona destek oluruz. Başvurularınızı iletisim@belgedar.com adresine yazılı olarak gönderebilirsiniz; en geç 30 gün içinde yanıtlarız.
8. WhatsApp mesajlarını durdurmak
Hatırlatma ve eksik belge mesajlarını almak istemiyorsanız mali müşavir ofisinize bildirmeniz yeterlidir; numaranız Ofis tarafından kaldırılır.
9. Değişiklikler
Bu metni güncelleyebiliriz. Güncel sürüm her zaman bu sayfadadır; tarih en üstte yer alır.